Qué debes saber sobre la propiedad horizontal
Publicado en El Nuevo Día el sábado 25 de julio de 2020
La Asociación de Titulares de Condominios se dedica, entre otras cosas, a educar al titular en asuntos de condominios. En esta columna estaremos contestando sus preguntas relacionadas a los requisitos de registro para incorporar al condominio, inscripción de la escritura matriz, el registro contributivo y la contabilidad del condominio sometido al Régimen de Propiedad Horizontal.
REGISTRO
Disipemos de una vez y por todas la equivocada noción de querer registrar un condominio en el Departamento de Estado. La Ley 104 del 25 de junio de 1958, según enmendada, lo prohíbe expresamente en su artículo 38 que dice, “El Consejo de Titulares no podrá asumir la forma corporativa o de sociedad.”
El foro responsable de administrar y aplicar el derecho administrativo según la Ley de Condominios es el Departamento de Asuntos del Consumidor (DACO). El Reglamento Sobre Condominios del DACO número 6728 establece que “el desarrollador que anuncie para venta un apartamento sometido al Régimen de Propiedad Horizontal deberá presentar en DACO una petición de registro”. Por lo tanto, el “registro” de un condominio lo tiene que hacer el desarrollador al presentar la solicitud de registro en DACO, junto con la escritura pública estableciendo que el condominio está bajo el Régimen de Propiedad Horizontal.
Es imprescindible que dicha escritura, así como el reglamento del condominio, se hayan presentado en el Registro de la Propiedad de Puerto Rico. Esta se conocerá como Escritura Matriz, y es con su inscripción en el Registro de la Propiedad que “nace” el condominio. Por eso decimos que la inscripción de la Escritura Matriz es “constitutiva del régimen”. Es en esa inscripción que se somete el inmueble, es decir, el condominio con todas las áreas al servicio de los titulares, al Régimen de Propiedad Horizontal.
La Escritura Matriz establece los deberes y obligaciones de las partes. En fin, tanto lo que se puede o no se puede hacer en el condominio, como el uso que se le podrá dar al condominio está determinado en la Escritura Matriz.
Por otro lado, el reglamento del condominio es parte de la Escritura Matriz atendiendo lo concerniente a la administración del condominio. Para que el reglamento del condominio obligue a terceros, cualquier enmienda posterior a la inscripción original se debe presentar nuevamente por medio de escritura pública al Registro de la Propiedad.
ESCRITURA MATRIZ
En el mundo ideal, se supone que al comprador le entreguen copia de la Escritura Matriz y del reglamento al momento de firmar la escritura de compraventa de su apartamento. Si no lo hicieron, puede conseguir copia de estos a través del administrador de su condominio.
Si su administrador no le puede proveer esos documentos, hay varias formas de conseguirlos: puede exigírselos a su vendedor, así como pedirles copia a sus vecinos.
También puede acudir al Registro de la Propiedad. Allí, aunque no le podrán dar copia de ambos documentos, podrá identificar el nombre del notario que otorgó la escritura del condominio, el número de esa escritura y la fecha de otorgación. De igual forma puede tomar nota de los datos relacionados con el reglamento.
Es el notario que otorgó esas escrituras quien le puede proveer copia de esos documentos, previo el pago correspondiente. Si el notario falleció, o no está ejerciendo la profesión, entonces en el Tribunal Supremo de Puerto Rico, cuando ofrece el nombre del notario y la jurisdicción en la que trabajaba, le indicará el nombre del “archivero” que custodia esas escrituras. Será el archivero quien le proveerá las copias, previo el pago que corresponda.
La Escritura Matriz es un documento tan importante que puede ser modificado solamente con el voto unánime de los titulares. Esa unanimidad es lo único que le garantiza a un comprador que la propiedad que compró continuará con las características que existían al momento de su compra. Por ejemplo, no le podrán cambiar la naturaleza de su condominio, de residencial a comercial, o viceversa.
REQUISITOS CONTRIBUTIVOS
El Consejo de Titulares tiene personalidad jurídica propia y es la entidad legal que representa a sus titulares ante terceros. Como tal, está regida por el Código de Rentas Internas de Puerto Rico de 2011 (Leyes y Reglamentos de Hacienda), según enmendada. Aunque el Consejo de Titulares no
La Escritura Matriz establece los deberes y obligaciones de las partes... tanto lo que se puede o no se puede hacer en el condominio, como el uso que se le podrá dar”
tenga empleados, tiene que solicitarle al Servicio de Rentas Internas Federal (IRS), un Número de Identificación Patronal que usará como número de cuenta en todas sus gestiones ante el gobierno y terceros.
La entidad legal del Consejo de Titulares se presenta en Hacienda como una corporación regular (que tributa y paga contribución sobre ingresos como una corporación) hasta que cumpla con el requisito de radicar una Solicitud de Exención de Contribución Sobre Ingreso, bajo la sección 1101.01, para una determinación administrativa de Hacienda.
La exención contributiva está condicionada a que el Consejo de Titulares cumpla con el Código de Rentas Internas en todas sus partes que incluye, por ejemplo, retención y depósito del IVU cuando vende propiedad mueble, planilla mensual de IVU si aplica, radicación de declaraciones informativas, radicación de planilla informativa de organización exenta, etc.
Podría considerase que aquellos condominios que devenguen ingresos de otras fuentes, además de las cuotas de mantenimiento, están devengando ingresos tributables. Así tienen que haberlo indicado en la Solicitud de Exención y darle el tratamiento correcto en la Planilla Informativa de Organización Exenta. Un ejemplo de ello serían los condominios mixtos; condominios residenciales con unidades alquiladas a corto plazo; o condominios que generan ganancias al vender pulseras a los que arriendan a corto plazo.
CONFLICTO ADMINISTRADOR-CONTABLE
Es un error que un Consejo de Titulares o Junta de Directores contrate los servicios de administración que incluyan servicios de la contabilidad. Para que haya un control interno en beneficio del Consejo de Titulares éstas dos funciones deben estar separadas. El que tiene acceso a los activos (cheques, cash, etc.) no puede, ni debe, tener también acceso a los libros de contabilidad. Reiteramos, debe existir una separación completa, entre el administrador y el contable. De lo contrario, se destruye el control interno, la independencia, y la separación de funciones que debe existir entre el contador y el administrador.
Al final del día la ley le impone la responsabilidad de la administración del condominio a la Junta de Directores; y son éstos los que le delegan ciertas funciones al administrador. Le compete a la Junta de Directores establecer los controles internos para evitar fraude. La transparencia en las finanzas debe de ser primordial.