Conflicto del Administrador - Contable

Es un error que un Consejo de Titulares o Junta de Directores contrate los servicios de administración que incluyan servicios de la contabilidad. Para que haya un control interno en beneficio del Consejo de Titulares éstas dos ​funciones deben estar separadas. Por ejemplo, el que recibe los cheques ​no debe de ser el que los entra a la cuenta del titular. Permitir que sea la misma persona es una oportunidad de fraude, o malversación de fondos. El que tiene acceso a los activos (cheques, cash, etc.) no puede, ni debe, tener también acceso a los libros de contabilidad. Insistimos, separar estas tareas es un control adicional para evitar que se puedan manipular las cuentas y los registros del condominio.

Reiteramos, debe existir una separación completa, entre el administrador y el contable. De lo contrario, se destruye el control interno, la independencia, y la separación de funciones que debe existir entre el contador y el administrador. Tanto el administrador como el contable deben lealtad absoluta al Consejo de Titulares. Lo que se quiere es que el contador verifique con independencia lo que hace el administrador y que notifique inmediatamente a la Junta de Directores con copia al Consejo de Titulares, si nota alguna irregularidad, antes de que sea muy tarde.

Al final del día la ley le impone la responsabilidad de la administración del condominio a la Junta de Directores; y son éstos los que le delegan ciertas funciones al administrador. Le compete a la Junta de Directores establecer los controles internos para evitar fraude. Eso es el cumplimiento con los deberes del cargo que voluntariamente aceptaron realizar. La transparencia en las finanzas debe de ser primordial.